PERSONVERNERKLÆRING

Gjeldende fra 12. juli 2018

Vi er opptatt av å håndtere personopplysninger på en trygg og sikker måte. Denne personvernerklæringen vil hjelpe deg med å forstå hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor de samles inn og behandles, og hvordan vi bruker dem. Den vil også forklare hvordan du kan utøve rettighetene du har når du betror oss med dine personopplysninger.

Det er daglig leder i de enkelte selskapene som er behandlingsansvarlige av våre eksisterende og potensielle kunders, samt våre medarbeidere sine personopplysninger. Oppfølgingen er delegert til ledere i administrasjonen. Dersom du har spørsmål er du velkommen til å kontakte oss ved hjelp av kontaktopplysningene nederst i dokumentet. Når det nedenfor brukes: «bedriften», «firma», «vi», «våre» eller «oss», menes alle selskapene som hører til innunder Ølen Betong gruppen. (Se under «Om oss» på www.olenbetong.no).

Hvilke personopplysninger samler vi inn om deg?

Når du er i kontakt med oss skriftlig, muntlig eller elektronisk kan vi samle inn personopplysninger om deg for å kunne følge deg opp ift. de spørsmål du har reist og de avtaler vi har inngått. Når en bedrift henvender seg til oss og oppgir en kontaktperson med kontaktopplysninger, vil disse bli registrert for videre oppfølging i forretningssamarbeidet.

Hvilke personopplysninger vi samler inn avhenger av omstendighetene og hva hensikten er med din kontakt med firmaet, men følgende blir normalt registrert hos oss:

Ditt navn
E-post adresse
Telefonnummer
Postadresse
Leveringsadresse
Stillingstittel (når det er relevant ift. kundeforhold / henvendelsen)
Produkter du er interessert i
Prosjekter du jobber med (når dette er relevant for ditt kundeforhold)
Arbeidsgiver (når henvendelsen gjelder den bedriften)
Andre relevante opplysninger du selv velger å gi oss lov til å registrere

Når noen henvender seg skriftlig til oss og oppgir kontaktopplysninger (i brev, e-post eller annen skriftlig kommunikasjon), anser vi disse som avgitt for at vi skal kunne henvende oss tilbake om denne og tilsvarende saker, slik at vi kan registrere opplysningene for det formålet. Tilsvarende gjelder for overnevnte opplysninger som du oppgir til oss pr telefon eller forretningsmessig besøk.

Hvem registrerer vi opplysninger om?

Forretningsforbindelser
Opplysninger om kontaktpersoner hos firmakunder/-leverandører og private kunder (som viser kontaktpersonens rolle som forretningsforbindelse). I relevante tilfeller lagres informasjon om hvilke produkter denne kontaktpersonen har ønsket informasjon om og som derfor er relevant for bedriftens egen oppfølging av kunden / leverandøren. Andre opplysninger kan samles inn og lagres når dette er relevant ift. forretningshenvendelsen og er godkjent av kontaktpersonen.
Andre kunder/leverandører/forbindelser
Opplysninger som andre har oppgitt om seg selv for å kunne motta informasjon om produkter, om ledige stillinger eller andre relevante sammenhenger som f.eks. markedsføringsøyemed, markedsundersøkelser mm, når personen aktivt har bekreftet at bedriften kan lagre og benyttet personopplysningene til et spesifikt angitt formål.
Medarbeidere og styret i vår egen bedrift
Opplysninger om medarbeidere vil i tillegg være relevante opplysninger om kompetanse (utdanning, kurs, erfaring, sertifikater eller kompetansebevis, samt tidligere praksis) og andre opplysninger som er relevante i forhold til arbeidsforholdet (f.eks. kontonummer i bank for utbetaling av lønn).
Videre vil det oppbevares kontaktopplysninger om pårørende og andre forhold som medarbeideren har opplyst ved ansettelsen eller senere, og som ikke er skriftlig trukket tilbake eller krevd slettet.
Data om virksomhetens ordinære drift (tilbud, ordrer, leveranser etc.), kan være knyttet mot person (timelister, følgesedler etc.) og lagres ihht. relevante lovverk.
Andre kontaktpersoner
F.eks. kontaktopplysninger for våre kontaktpersoner ved offentlige kontorer eller sammenhenger der vi jevnlig må henvende oss.

Hvorfor samler vi inn disse personopplysningene?

Bedriften samler kun inn persondata som enten er lovpålagte eller nødvendige for å utføre bedriftens primære oppgaver innen drift og forretningsmessig virksomhet. Herunder opplysninger som:

Vi er lovpålagt å rapportere til offentlige myndigheter.
Er lovpålagt å registrere i virksomheten vedr. lønn, salg/regnskap osb.
Vi er avhengige av for å kunne kommunisere med deg som ansatt, kunder, leverandør eller når du har en avtale med oss.
Er nødvendige for å gi deg tilbud, nyheter, informasjon, produkter eller tjenester som du har bedt om.
Gjør det mulig å varsle deg om endringer i produkter og tjenester som er av betydning for deg som kunde hos oss.
For å vurdere kredittrisiko ved salg av varer og tjenester eller inngåelse av avtaler/kontrakter.

Vår hjemmel for å registrere personopplysninger

Innsamling av personopplysninger basert på samtykke: Vi samler inn samtykkebaserte personopplysninger, dvs. der du har sagt ja til at vi kan registrere og bruke opplysningene i vår kontakt med deg. Individuelle samtykker vil bli lagret og dokumentert i systemene våre.
Innsamling av personopplysninger basert på kontrakter: Vi bruker personopplysninger til å oppfylle forpliktelser knyttet til kontrakter og avtaler med kunder, partnere og leverandører.
Innsamling av personopplysninger basert på berettiget interesse: Vi kan bruke personopplysninger hvis det anses å være av berettiget interesse, og hvis personverninteressene til datasubjektene ikke overstiger denne interessen. For å etablere hjemmelen for datainnsamlingen foretas det vanligvis en vurdering som identifiserer en gjensidig interesse mellom bedriften og enkeltpersonen. Denne hjemmelen er primært knyttet til salgs- og markedsføringsformålene våre. Vi informerer alltid enkeltpersoner om hvilke personvernrettigheter de har, og om formålet med å samle inn personopplysninger, bl.a. ved å henvise til informasjonen i denne personvernerklæringen.

Hvem kan få tilgang til disse personopplysningene?

Bedriften samler ikke inn data i den hensikt å distribuere disse til andre virksomheter, men til bruk i vår egen kontakt med deg, og i den forbindelse vil våre medarbeidere som følger opp personell, forespørsler, tilbud, leveranser og andre avtaler vi har med deg, få tilgang til opplysningene. Videre vil revisorer og myndigheter få tilgang til opplysningene der vi er pålagt å gi dette.

I spesielle tilfeller kan opplysninger bli distribuert til våre egne datterbedrifter, i de tilfeller der to eller flere av disse samarbeider med oss om felles prosjekter, leveranser eller markedsføringsopplegg, felles innkjøp o.l., samt for å overholde garantiansvar og lignende forhold.

Overleveres opplysninger om våre ansatte i sammenhenger som nevnt foran, vil medarbeideren bli kontaktet for å bekrefte at dette aksepteres, dersom slik bekreftelse ikke allerede foreligger.

Om informasjonskapsler

Når du bruker vårt nettsted, kan det hende at personopplysninger samles inn via for eksempel informasjonskapsler. Dette gjøres imidlertid bare via et separat samtykke. Hvis din nettleser (eller annet tilsvarende utstyr ved tilkobling til et nettsted) er innstilt til å tillate informasjonskapsler når du besøker nettstedet, anses du å ha gitt ditt samtykke til slik bruk. Da lagres informasjonen om bruken og hvilke sider som besøkes. Det kan være teknisk informasjon om din enhet og Internett-tilkobling som operativsystem, nettleserversjon, IP-adresse, informasjonskapsler og unike identifikatorer. Ved bruk av våre tjenester kan det brukes forskjellige teknikker for å kjenne deg igjen med det formål å lære oss mer om våre brukere. Dette kan skje direkte eller gjennom bruk av teknologi fra tredjepart.

Direkte markedsføring

Personopplysningene vil kun bli brukt til direkte markedsføring overfor deg, når du har bekreftet at du ønsker å motta informasjon fra oss, eller ved informasjon vedr. produkter du har kjøpt eller fått tilbud på. Vi vil ikke la andre selskaper enn oss og våre datterbedrifter få tilgang til opplysningene.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?

Vi vil ikke lagre dine personopplysninger lenger enn vi anser nødvendig for å oppfylle formålene som er beskrevet over i avsnittet «Hvorfor samler vi inn dine personopplysninger?». Etter dette vil vi slette eller i noen tilfeller anonymisere dine personopplysninger. Vi foretar jevnlige gjennomganger for å avdekke om vi har lagrede personopplysninger som skal slettes. Ettersom vi behandler dine personopplysninger for ulike formål, vil det likevel variere hvor lenge vi lagrer dine opplysninger. Bl.a. er det i noen tilfeller bestemt ved lov eller forskrift at opplysninger skal oppbevares i en angitt tidsperiode.

Hvordan beskytter vi dine personopplysninger?

Å beskytte dine personopplysninger er viktig for oss. Alle personopplysninger du oppgir til oss lagres på sikre servere som administreres av vår egen IT avdeling. Vi benytter omfattende tiltak for å beskytte mot tap, misbruk, uautorisert tilgang, endring, offentliggjøring eller ødeleggelse av dine personopplysninger. Selv om vi arbeider hardt for å beskytte dine personopplysninger kan vi ikke garantere at dette vil hindre ethvert uautorisert forsøk på å få tilgang til, bruke eller offentliggjøre opplysningene. Vi har sikkerhets- og responsplaner for å håndtere eventuelle fysiske eller tekniske hendelser raskt og på best mulig måte for å begrense negative virkninger av slike hendelser.

Hvordan kan du få tilgang til dine personopplysninger?

Vi forstår at du fra tid til annen kan ha behov for ytterligere informasjon fra oss vedrørende dine personopplysninger og hvordan disse behandles, eller at du kan ønske å oppdatere eller korrigere opplysningene du har gitt oss. Derfor har du blant annet følgende rettigheter:

Rett til å få tilgang til dine personopplysninger: du har rett til å få informasjon fra oss om hvorvidt vi behandler personopplysninger om deg og, dersom det er tilfellet, å få tilgang til personopplysningene og informasjonen.
Rett til korrigering: dersom du finner at personopplysninger vi behandler om deg er feil eller unøyaktige, har du rett til å kreve at vi korrigerer slike personopplysninger.
Rett til sletting (rett til å bli glemt): i visse tilfeller, for eksempel der dine personopplysninger har blitt behandlet uten lovlig grunnlag eller der du har trukket tilbake samtykke til behandlingen (der behandling er basert på samtykke), har du rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger.
Rett til begrensning av behandling: i visse tilfeller, for eksempel der du bestrider riktigheten av dine personopplysninger eller der du har protestert mot våre berettigede formål ved behandlingen av dine opplysninger, har du rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger inntil en løsning er funnet.
Rett til å protestere mot behandling: i visse tilfeller, for eksempel dersom du bestrider at vi har et berettiget formål ved behandlingen av dine personopplysninger, har du rett til å protestere mot behandling av personopplysninger av grunner knyttet til din særlige situasjon.
Rett til dataportabilitet: dersom behandlingen av dine personopplysninger utføres automatisk og er basert på samtykke, eller for å oppfylle vårt avtaleforhold, har du rett til å kreve at vi gir deg tilgang til personopplysninger i et maskinlesbart format for overføring til en annen behandlingsansvarlig.
Rett til å klage til tilsynsmyndigheter: Du har rett til å fremme klage vedrørende vår behandling av dine personopplysninger til Datatilsynet.

Dersom vår behandling av dine personopplysninger er basert på samtykke har du rett til å trekke slikt samtykke tilbake når som helst. Tilbakekall av samtykke vil likevel ikke påvirke behandlingen vi har foretatt basert på samtykket før det ble tilbakekalt. Tilbakekall av samtykke gjøres ved å kontakte oss på adressen nederst i dette skrivet. Henvendelsen må skje skriftlig i brev eller e-post, eller ved personlig kontakt til oss (adresse nederst). Våre egne medarbeidere skal henvende seg til lønns- og personalkontoret. Vi kan kreve at du legitimerer deg med gyldig identifikasjon ved henvendelse.

Utskrift av de opplysninger vi har vil enten overleveres ved besøk hos oss eller sendes i brev. De kan ikke sendes elektronisk pga. risiko for at de da kan komme på avveie.

Dersom du i noen sammenheng har blitt tildelt brukernavn og passord for å kunne logge deg inn på nettside for selv å oppdatere dine opplysninger, vil dette være den beste måten.

Forespørsel om å slette informasjon

Dersom du ønsker at vi skal slette dine persondata, vennligst kontakt oss per epost på adressen privacy@olenbetong.no. Det kan være lovkrav som gjør at vi er forpliktet til å beholde persondata i våre system i en gitt tidsperiode.

Endringer i denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen kan endres fra tid til annen. Du bør derfor forsikre deg om at du jevnlig setter deg inn i seneste versjonen av personvernerklæringen. Den gjeldende versjonen av personvernerklæringen vil være publisert på våre nettsider: www.olenbetong.no/personvern.

Dersom endringene er vesentlige vil vi varsle deg, for eksempel via e-post. Dersom vi endrer personvernerklæringen på en måte som påvirker hvordan vi bruker dine personopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på hvilke muligheter du har som konsekvens av endringene.

Kontakt oss

For ytterligere informasjon om personopplysningshåndtering eller hvis du har spørsmål, kan du kontakte oss på:

Ølen Betong AS
Bjoavegen 191
5582 Ølensvåg

Telefon 5377 5200

E-post: mail@olenbetong.no